Verantwoorde en transparante boekhouding

Wat zijn de mogelijkheden en valkuilen

Vanaf 1-1-2022 is de Wet Toetreding Zorg Aanbieders (WTZA) officieel in werking getreden. Samen met de Wet Marktordering gezondheidszorg (WMG) zijn er ook nieuwe verantwoordingseisen gekomen.

Dit is niet nieuw want verantwoorden deden we toch altijd al? Maar door deze wetten zijn de verantwoordingseisen verder uitgebreid en dat vraagt om tijdig nadenken over verantwoording en transparantie.

Hoe zorgt u er nu voor dat uw administratie zo is ingericht dat wordt ingespeeld op deze wetten en dat u:

  • Aansluit bij de gevraagde verantwoording;
  • Echt alle kosten meeneemt;
  • Transparant bent;
  • Tijdig nadenkt over de rechtsvorm van uw zorgbedrijf.

Wettelijk kader

In de wet WMG zijn in de nadere regels over de jaarverantwoording formats opgenomen die verplicht gebruikt dienen te worden. Oftewel de BV kent een ander format dan de Maatschap en de Vennootschap onder Firma (vof). Om het simpel te houden heeft de Eenmanszaak ook weer een eigen (beperkt) format. Let op; via deze wet is (vanaf 2022) het technisch onderscheid tussen micro (micro = heel klein) en klein verdwenen. Oftewel elk bedrijf, hoe klein ook, moet voldoen aan deze verantwoordingseisen.

Deze wet stelt ook de eis dat; beroepsmatige en bedrijfsmatige zorgverlening qua omzet apart zichtbaar wordt gemaakt. Dit dient ook per financieringsbron te gebeuren. Simpel gezegd dienen de opbrengsten en kosten van de zorgverlening apart zichtbaar te zijn.

Hoe doe je dit dan concreet ?

Voor de opbrengsten is dit vaak eenvoudig. Voor de kosten geld een ander verhaal. Hoe zorgt u er nu voor dat u aan deze eis kunt voldoen. Hieronder een aantal tips en adviezen die u kunnen helpen:

  • Breng de zorgactiviteiten onder in een aparte entiteit (dit kan heel eenvoudig een vof of eenmanszaak zijn). Let op! Ook een BV kan een firmant zijn in een vof.
  • Zet eventuele contracten op naam van deze entiteit.
  • Breng in beeld welke kosten worden gemaakt:
    • Personeel
    • Huisvesting
    • Voeding
    • Gebruik van materialen/machines etc.
  • Bepaal per categorie aan kosten of deze kosten al apart zichtbaar zijn (bijvoorbeeld een aparte arbeidsovereenkomst voor het personeel) dan wel met een (huur)contract zichtbaar gemaakt moeten worden (gebruik van ruimten).
  • De voorkeur heeft aparte facturen op naam, maar een kostenverdeling op basis van een vooraf bepaalde verdeelsleutel kan net zo goed werken. Doel à het moet werkbaar zijn.

Vaak zien we gebeuren dat voor het gemak de zorgactiviteiten meelopen in een groter geheel. Als er dan apart naar de zorg wordt gekeken lijkt het vaak dat er “fors” wordt verdiend met deze activiteiten. In het licht van de maatschappelijke ophef over “zorggraaiers” is dit niet gewenst.

Zorg er dus voor dat:

  • Alle zorguren zichtbaar worden, ook eigen uren voor nachtdiensten of allerlei hand- en spandiensten;
  • Het “even” gebruiken van de schuur wel zichtbaar wordt gemaakt in de vorm van een gebruiksovereenkomst of huurcontract;
  • Gemaakte kosten in de vorm van een juiste tenaamstelling wel goed worden gefactureerd.

Dit lijkt veel werk, maar ook de zorg is een bedrijf waarbij inzicht in de echte kosten van belang is.
Het is daarom slim om minstens 1 x per jaar zelf met het team of met de boekhouder om tafel te gaan zitten en kritisch te kijken of alle kosten nu echt op de goede plek staan. Op het moment dat dit wordt vertaald in goede afspraken en eventueel contracten (en dat mag best eenvoudig, maar duidelijk zijn) is er veel gewonnen.

Let op! Een contract is het vastleggen van een afspraak. Doel is helder vast te leggen wat er is afgesproken en hoe dit wordt vertaald in geld en eventueel tijd. Doel is niet een papierfabriek creëren met contracten van vijf pagina’s of meer. Een contract wint aan waarde als er jaarlijks wordt gekeken of de gemaakte afspraken nog steeds voldoen.

Door kritisch te blijven kijken naar de kosten en opbrengsten en deze apart zichtbaar te maken ontstaat inzicht in de echte kosten. Dit heeft meerwaarde voor een goede kostprijsbepaling, maar ook voor het naar buiten toe transparant zijn over de zorgactiviteiten.

Waar kunt u meer informatie vinden:

  1. Leeswijzer jaarverantwoording voor kleine zorgaanbieders
  2. Stroomschema Wtza (geld deze wet voor mij ?)
  3. Regeling openbare jaarverantwoording WMG
  4. Jaarverantwoording over het jaar 2022